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发布时间:2020-10-28

无论您是公司中唯一的SEO,还是在更大的团队中工作,甚至是管理其他人,您仍必须保持项目的领先地位。项目管理技能不是,也不应该是标题为“项目经理”的人(或某些工具)专有的。我认为拥有良好的项目经理技能对于完成工作至关重要,更不用说及时有效地交付高质量的工作了。

捍卫管理
Freakonomics Radio在10月发行了这个播客集,名为“维护的赞美”。TL; DR(或TL; DL,而不是TL)是我们的社会奖励创新者,但很少(如果有的话)赞颂维护者:完成工作并可靠地完成工作的人,常常没有人注意到。这个播客插曲证实了我很长一段时间的感受:我们没有对那些保持敬业精神的优秀项目经理给予足够的赞赏。这主要是因为这不是一项艰巨的工作:向利益相关者报告,长期以来一直可靠的必要服务始终保持可靠,这并不令人兴奋。

只有当事情不顺利运行它似乎项目经理得到认可。缺乏奖励制度意味着我们并没有在教PM,顾问,客户经理等,他们的出色组织技能是他们最宝贵的资产。相反,传达的信息是创新是唯一值得称赞的结果,通常对于完成工作而言,这可能并非必不可少。具有讽刺意味的是,创新是优秀项目管理框架的副产品。如果您想腾出精力来留出足够的空间和注意力,那么了解如何将工作委派给同事以及掌握有效的组织习惯就非常重要。

听起来有点熟?最近,我一直在关注混乱的顶空的想法,感觉您的待办事项列表上的所有内容都在您的脑海中短暂地漂浮着,您似乎无法确定需要做什么。当然,这不仅仅适用于职业生涯(或咨询工作):它可以发生在个人任务上,而个人任务可能会带来一系列自己的组织挑战。无论您的职业角色是什么,关键时刻都是您需要戴上项目经理的帽子并使自己井井有条的时候。请继续阅读,以了解我用来保持工作状态的工具和技巧,以及如何在需要时委派工作,而又不会失去对项目的个人接触。

使用适合您的工具管理项目
您如何做才能使该过程更容易?似乎经常出现的一个Slack对话是我们使用哪些项目管理工具(最好是哪种)。我采取“无论您使用哪种工具都是最好的”这一恼人的立场,并且我坚持这一立场(不用担心,我会在一分钟内进入实际列表):只有在实际使用的情况下,该工具才有用。

那么如何开始呢?拥有首选的项目跟踪,记录笔记和提醒方法总是很重要的。根据您的角色和学习风格,您可能会发现某些工具比其他工具更有效。例如,虽然我有一些可以使用的工具来保持客户的工作水平,但我还有一个透明的塑料桌罩,可以用来记笔记和提醒。这是我用于管理项目的工具及其满足的需求的细分。

•Gmail收件箱。是的,它与传统的Gmail不同。我认为Inbox的两个最大方面是能够将电子邮件暂停到特定的日期和时间,并为自己保存提醒(例如,“检查Ty的进度以进行页面速度审核”或“观看下班后的此链接”)。

为什么这些是我最喜欢的收件箱功能?两种功能的目的相似:它们告诉您什么时候需要知道。当我们谈论顶空时,暂停电子邮件和为自己保存提醒的功能非常宝贵:通过这种方式,您可以将电子邮件用作给定日期的待办事项列表。如果您知道在X日期之前不必回复某人,则没有理由将他们以前的电子邮件放在您的“收件箱”中并占用空间。因此,我需要使用Inbox作为我的私人助理,以提醒我何时需要返回到交付品或响应客户。即使您有一封电子邮件正在等待您的回复,也有可能在特定的一天将收件箱设为零。只需小睡一下,然后在真正需要的时候照看它即可。
•Google云端硬盘。当然,不是性感的工具或新工具,但这是我所有工作的家。GDrive不仅涵盖了我需要的所有文件类型(文档,表格和演示文稿),而且还允许与同事和客户轻松,实时地协作处理文件。如果您也想推动人们做事,则可以从GDocs中分配联系人要做的工作(只需突出显示文本,单击右侧的评论图标,并在其名称中插入@符号)。例如,如果要与同事一起制作演示​​文稿,则可以为幻灯片分配问题。我建议用您的问题标记他们,并包括您需要它们的答案的截止日期。
•同事喜欢的工具:
◦Trello。这不是我个人的最爱,但是我的许多队友都喜欢将Trello作为他们的工作清单,甚至用于跟踪Web开发或SEO项目。如果您喜欢文本而不是视觉效果,还可以尝试Basecamp(我倾向于)。
◦体位法。另一个出色的项目管理工具-我倾向于在项目的基础上而不是待办事项列表中使用它。如果您是开发人员,则可能更喜欢JIRA。
当然,不使用这些功能就可以管理和委派工作,但是我认为笔,纸和电子邮件只能让您走得那么远,尤其是如果您希望委派过程实现某种程度的自动化(请考虑标记同事)文件中的注释,或在Asana这样的标准项目管理工具中为其分配项目。

如何有效地委派
工具只能使您步入正轨:任何良好的委派过程都始于有关所需工作的对话(不超过5或10分钟)和简短的摘要。对话确定您的同事是否真正有带宽来承担您的工作,而简介则更详细地介绍了您实际需要完成的工作。我遵循的简短格式适用于大量不同的交付品-我使用了相同的布局将页面速度,技术和反向链接审核以及内容简介委派给同事。以下是我一直包含的字段,以及始终提供的信息类型:

主题: [BRIEF]我需要完成的工作

截止日期:您需要它的确切日期和时间,并有足够的时间供您查看工作,然后再将其交付给利益相关者或客户。如果是类似页面速度审核的事情,我将最多花整整一周的时间对其进行审核,并确保其采用最佳格式,并且所有信息均正确无误。当然,这还取决于委托人对此类项目的熟悉程度-如果他们过去为您进行过多次审核,他们可能知道您的风格,并且您可能不需要太多时间来编辑其最终工作。

输出/可交付成果:您需要将其交付给您的格式。也许是Google文档或Excel电子表格。这种简短的格式可以用于您需要的任何输出,包括更多的创意作品(您是否需要将视频以.mov格式编辑为:30秒?将照片编辑为特定规格并另存为PNG或IDD?)。

预期时间:这可能是整个摘要中最具挑战性的要素。您预计这项工作需要多长时间才能开始?请记住您要委派的人员的经验水平。这是他们的第一次SEO技术审核,还是第30次?您几乎肯定需要与您的代表进行几次核对(稍后再讨论),那么您预计这些会议要花多长时间?就像最后期限的估算一样,根据您过去与这个人所做的工作以及您要分配的工作类型,使用最佳判断。

相关材料:您可以在此处提供其他文章或工具,以帮助您的同事完成分配给他们的工作。一些很好的例子是101篇文章(例如Moz博客上的文章!),或者您知道您经常在要委派的项目中使用的工具(例如SEMRush,新的照片编辑软件或Google的关键字规划师)。

与您的代表一起检查
简要介绍完之后,下一步就是确保您与代表一起检查。即使是最有经验的人也可以从附加的上下文中受益,因此,无论是面对面的会议还是五分钟的通话,在提供简短的信息后不久都需要与基地联系,以确保您位于同一页面上。除了启动项目外,重要的是要在整个过程中保持签到状态。

在Distilled,我们希望在以下完成点遵循签入模型:

•1%(启动对话);
•5%(过程验证);
•30%(确保您在项目上投入过多时间之前,您走在正确的轨道上);
•和90%(最终编辑和校对)。
这样做不仅可以使每个人都走上正确的道路,而且对于委托人和委托人来说,知道应该在何时完成多少工作,以及在反馈时需要多少细节,都更加有价值。

在许多方面,出色的项目管理和委派技能确实是面向未来的技能。它们使您不管工作(或生活)如何投入工作,都能始终处于工作的最前沿。您可能是世界上最好的SEO,但是如果您不能有效地管理项目,那么您要么失败要么就看不到否则可以实现的最大影响。现在该抛弃夸大一个单打独斗的创新者的模型了,该创新者以某种方式“完成了所有工作”,而是真正地向维护者和管理者表示祝贺,以确保事情保持运转和稳定。通常,不能通过复杂的解决方案来最好地解决我们最大的问题,而是拥有一个清晰的头脑和支持团队。

扭转项目的很大一部分归结为改善项目管理流程,组织起来可以让您兼顾多个客户并在有能力的情况下进行确认。没有扎实的项目管理技能基础,就没有成功的创新和客户项目的基础。下次您希望增强自己的技能时,请审核如何管理自己的工作,并找出所有妨碍您按时交付最佳工作的因素。


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